Существует множество техник структуризации задач, которые используются профессионалами по всему миру, но в список самых популярных неизменно входит метод GTD. Предлагаем опробовать его и вам. О том, что он из себя представляет и как внедрить его в свою ежедневную рутину, рассказываем в этом материале.
Метод GTD, или Как привести дела в порядок
Путь к продуктивности
Что такое метод GTD
Аббревиатура GTD расшифровывается как Getting Things Done («приведение дел в порядок») и отражает идею консультанта по управлению временем и личной продуктивности Дэвида Аллена о том, что для того, чтобы избавить наш мозг от информационной перегрузки, необходимо грамотно упорядочить задачи. Тогда появится пространство и силы для генерации новых идей. Об этом методе автор рассказал в своей книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
GTD представляет собой удобную систему хранения данных, в нее-то и необходимо перенести всю информацию: встречи, идеи, рабочие и личные задачи. Эта техника особенно хорошо помогает разгрузить голову и снизить эмоциональную нагрузку от незавершенных дел, а значит — дать отпор эффекту Зейгарник, который заставляет нас удерживать в памяти неоконченные дела.
5 этапов GTD
На практике этот метод выглядит как четкий алгоритм из пяти основных последовательных шагов. Подробно рассмотрим каждый из них.
1. Сбор
Выпишите все дела, которые хранятся в вашей памяти: от самых мелких до по-настоящему масштабных задач. Это нужно для видения общей картины и понимания количества дел. Заносите в список все, что накопилось, — без разделения по срочности и важности. На этом этапе ваша цель — выгрузить из головы все, что считаете незавершенными задачами.
2. Обработка
На этапе обработки необходимо прогнать задачи через определенный алгоритм. К каждому пункту из списка задавайте вопросы, которые помогут определить следующий шаг. Отталкиваясь от ключевого вопроса «Требует ли задача действий», перемещайтесь по структуре «дерева решений» с односложными ответами «да» или «нет», которые приведут вас к следующему этапу.
Если ответом на основной вопрос насчет актуальности действий стало «нет», то отправьте задачу либо в архив, либо в корзину. Если «да», то следующий ваш шаг — решить, можно ли выполнить дело за пару минут. При положительном ответе стоит не откладывать действие в долгий ящик и закрыть задачу в первую очередь. При отрицательном — переходим к следующему вопросу: «Могу ли я делегировать эту задачу». Если ответ «да», то так и делаем. Если «нет» — следующий шаг. Определяем, есть ли у задачи дедлайн. «Да» — заносим в план с указанной датой, «нет» — ставим низкий уровень приоритета и приступаем к выполнению только после закрытия более срочных и актуальных задач.
3. Организация
Затем распределяем задачи по категориям. Выделите несколько основных списков, куда будут помещены дела: «Срочное», «Делегированное», «В планах». Составление списков и структурирование задач помогает разложить информацию по полочкам и освободить емкость памяти для чего-то более приятного.
4. Действия
Когда вся информация структурирована, можно приступать к активным действиям. Теперь у вас на руках есть эффективное подспорье в навигации по задачам, которое помогает ловко лавировать между делами, не теряя концентрации, не упуская из внимания приоритетность и не забывая ни об одном пункте.
5. Обзор
Чтобы система Getting Things Done действительно приносила плоды, ей необходимо пользоваться на постоянной основе — вносить новые задачи и актуализировать статус старых. Старайтесь сделать просмотр этого файла частью своей ежедневной рутины, и тогда ни одна задача не ускользнет от вашего внимания.