Почему тайм-менеджмент больше не работает — и чем его можно заменить

В таких условиях все больше людей приходят к выводу, что оптимизировать только свое время — тупиковый путь. Зачастую у нас достаточно часов, но здорово ограничен именно когнитивный ресурс, потому что наш мозг постоянно находится в перегрузке. Так что мы предлагаем переходить от вопроса «как расфасовать дела по календарю» к вопросу «какую нагрузку получает мозг, и сколько он сможет реально выдержать сегодня».

Когнитивная нагрузка — общий объем умственных усилий, которые мозг тратит на обработку информации и саму задачу. Здесь важно учитывать, что ваша «оперативная память» сильно ограничена, а мозг подмечает многие детали — так что информация, задачи, отвлекающие факторы заставляют разум буквально «захлебываться». Отсюда возникают мелочи, ошибки и зависания даже на самых банальных действиях. Представьте себе браузер со множеством вкладок — чем их больше и чем тяжелее страницы, тем медленнее работает сам браузер. Когнитивную нагрузку можно условно разделить на три основных уровня.

Внутренняя нагрузка — это любые сложные или новые задачи. Новые проекты, дискуссии, разговоры, сложные отчеты — мозг постоянно включен и тратит крайне много ресурсов уже на то, чтобы просто разобраться в происходящем. Сюда же можно отнести и получение абсолютно новых знаний, на которых мозгу необходимо полностью сосредоточиться, чтобы усвоить материал.

Внешняя нагрузка — любой шум вокруг задачи. Многочисленные уведомления, созвоны, плохо оформленные задачи, хаотичные чаты и общение в мессенджерах — то, что не помогает вам решать задачу, а только отнимает время и ресурсы мозга.

Полезная нагрузка — это ваши усилия, направленные на выстраивание из новых знаний полезных систем. Ведь мозгу недостаточно просто ознакомиться с данными, ему необходимо составить алгоритм действия, к которому он будет обращаться в будущем.

И теперь, когда вы понимаете, какие именно факторы приводят к когнитивной перегрузке, то наверняка начинаете осознавать, что постоянно живете в режиме, когда мозг занят на всех трех уровнях. А это приводит к когнитивной перегрузке — и тут одним тайм-менеджментом уже не справиться. Именно поэтому для многих нет смысла говорить о том, как засунуть в свой календарь еще больше дел. Зато появляется смысл обсудить, как облегчить работу мозга, чтобы у него оставались силы на действительно важные дела.

Если вы будете размышлять с позиции «выдержит ли мой мозг все это», то день станет менее хаотичным, а риск выгорания заметно снизится. Так что на смену «у меня есть еще полтора часа, так что я могу сделать вот эту задачу» должна прийти мысль «после двух серьезных задач у меня не останется внимания на третью, даже если будет время».

Представьте, что у вас есть дневной лимит фокуса. Утром этот баланс максимальный — именно поэтому многие советуют браться за самое сложное — креатив, стратегия, важные решения — с утра. В течение дня с вашего баланса списываются единицы фокуса — и это происходит не только во время работы, но и между переключениями, ведь ваш мозг, по сути, всегда остается задействованным. К концу дня ресурса не остается настолько, что даже простейшие вещи — решить, что вы хотите поесть, — кажутся совершенно непосильными.

Чтобы подобного не происходило, сперва разделите свои задачи по типам — их всего три.

Тяжелые задачи требуют глубокого фокуса и креатива. Придумать стратегию, подготовить важную презентацию, разработать концепцию, продумать новый сложный проект — все это тяжелые задачи. После них мозг ощущает приятную усталость и требует небольшого отдыха.

К средним задачам можно отнести более простые, но все еще важные дела — разбор статистики, работа по заданным лекалам, структурирование заметок, рабочие переписки, согласование задач, подготовка к встречам. Такие дела требуют внимания, но не вызывают ощущения «где я вообще».

Легкие задачи — обычная рутина, которая есть в работе почти любого человека. Проверка шаблонов, заполнение таблицы по образцу, частичный разбор почты, рассылка файлов, загрузка материалов. Такие задачи отличает то, что вы можете с легкостью делать их на автопилоте — под музыку или даже подкаст.

Во-первых, не берите на себя больше 2-3 тяжелых задач за день. Если их будет больше, мозг перестанет работать качественно или даже начнет постепенно уходить в прокрастинацию. Помимо 2-3 тяжелых задач, у вас может быть больше средних и легких.

Во-вторых, разложите свой день по уровню нагрузки. Первым делом лучше браться именно за тяжелые задачи — чем раньше, тем меньше загружен мозг, да и информационного шума вокруг точно будет меньше. После обеда берите средние задачи. А вечером — легкие, требующие минимальной нагрузки.

В-третьих, между тяжелыми блоками мозгу необходим буфер. Посидите 1-2 минуты с закрытыми глазами, помедитируйте, пройдитесь, посмотрите в окно. Вашему разуму нужно время, чтобы освободить место в рабочих процессах.

В-четвертых, убирайте лишнюю когнитивную нагрузку, то есть отказывайтесь от того, что зря есть память и внимание, не приближая вас к результату.