Если в конце дня вы не чувствуете удовлетворения от проделанной работы, а список важных дел лишь незначительно сократился, это верный знак, что подход к планированию пора менять. Отличным вариантом может стать «Правило трех» — метод, который предлагает фокусироваться лишь на главных задачах. О том, как этот простой принцип помогает повысить продуктивность, рассказываем в нашем материале.
Как использовать «правило трех» для эффективного планирования дня и недели
Выделяем важное в списке задач и не теряем фокус внимания
В чем заключается «Правило трех»
«Правило трех» сформулировал канадский бизнес-консультант по вопросам продуктивности Крис Бэйли в своей книге «Мой продуктивный год». Он высказал мысль, что для более осознанной и целенаправленной работы в начале каждого дня нужно планировать всего три ключевых дела. То же самое следует делать и в начале недели.
Чем полезно «Правило трех»
Крис Бэйли считает, что не все задачи равноценны, а время, затраченное на разные типы дел, приводит к совершенно разным результатам. А значит, рациональнее фокусировать внимание на тех задачах, которые принесут бóльшую пользу. Для достижения этой цели и нужно использовать «Правило трех». Оно помогает определять приоритетность дел, учит концентрироваться на главном и бороться с прокрастинацией.
Как применять принцип трех дел
Использовать «Правило трех» довольно просто. В начале каждого дня спросите себя: «Когда этот день закончится, какие три дела мне хотелось бы видеть выполненными?». Запишите их. Сделайте то же самое в начале каждой недели. Таким образом, вы сможете выделить приоритетные задачи, которые заслуживают максимального внимания и концентрации. Именно эти три дела с большей вероятностью принесут максимум результата, что, к слову, отражает популярный принцип Парето.
Например, можно расписать свои планы так:
На день:
1. Закончить отчет.
2. Прочитать и ответить на все входящие письма, накопившиеся на электронной почте, и начать вводить в привычку проверять ящик дважды в день.
3. Собрать в одном месте документы для подачи на визу к грядущей командировке.
На неделю:
1. Провести встречу с коллегами и наметить планы на будущее.
2. Подготовить рабочие документы к отправке в другой филиал.
3. Запустить процесс подготовки презентаций для выступления в следующем месяце.
Эти списки сформируются, когда вы подумаете о том, какие выполненные задачи помогут вам получить удовлетворение от прошедшего дня и не заставят сожалеть о впустую потраченном времени. Правило можно использовать как для рабочих задач, так и для личных. Главное — помнить, что с его помощью вы выделяете самое важное, то, что требует максимальной вовлеченности, а не формируете список, где остальные и сопутствующие задачи игнорируются (кстати, о том, почему составление списков помогает разгрузить голову, рассказывали вот здесь).
Еще несколько советов
Чтобы более эффективно применять «Правило трех», стоит также:
- Планировать процесс. Подумайте над тем, как, когда и каким образом вы будете выполнять задачи из списка. Сколько времени уделите каждой? Это поможет избавиться от тумана в голове и сделает достижение целей более легким и структурированным.
- Не забывать о мелких задачах. Помимо трех приоритетных дел, помните о более мелких задачах, которые можно выполнить в течение дня. Несмотря на уделение основного внимания всего трем пунктам, менее масштабные дела никто не отменял. Но помните, что они не должны занимать у вас большую часть дня.
- Сверяться с целями. Два раза в день (заведите специальные будильники или попросите виртуального помощника установить напоминания), спрашивайте себя: «Помню ли я о своих трех основных целях на сегодня или неделю? Если да, то насколько я продвинулся в их достижении?». Мысли об этом в начале и в конце рабочего дня помогут держать руку на пульсе и следить за тем, как вы продвигаетесь в выполнении задач.
- Анализировать итоги. В конце каждого дня или недели уделяйте время анализу. Оглянитесь назад и задайтесь вопросами: насколько вы довольны своими результатами? Смогли ли вы выполнить запланированное? Были ли ваши цели достаточно реалистичными или, может быть, оказались слишком легкими? После честных ответов на эти вопросы смело корректируйте свои грядущие планы, подстраивая их под себя.